2017届（14级）外语外贸学院毕业生毕业典礼工作安排

（确定）

根据学院安排，外语外贸学院于7月1日（星期六）举行2014级毕业的同学办理离校手续，为了保证毕业工作的顺利进行和毕业生的文明离校，特制定本工作方案：

一、前期工作准备

1、6月25日之前领回报到证。（负责人：14级辅导员）

2、6月16日之前辅导员负责完成优秀毕业生的填表登记工作。

3、6月24日前辅导员必须通知到所带班级的每一个同学于7月1日返校办理离校手续并敦促学生带回就业协议书等材料。（负责人：14级辅导员）

4、6月25日完成2014级毕业生离校手续单、就业统计表格的印制。（负责人：）

5、6月30日下午18:00前需准备好各班级集中课室的现场布置的材料以便当天布置现场。（负责人：；材料包括：标识指示、PPT制作等）

6、6月29日检查落实毕业工作安排的情况。（负责人：方玲玲、尹姣、刘良）

二、7月1日离校手续办理的工作（负责人：刘惠芳、符婷婷）

（一）、返校学生课室集中安排（共5教室共计223人）

专业班级            各班人数     班会课室       负责人

14外贸与报关1班            55           1209          刘良  

14外贸与报关2班            52           1210          刘惠芳  

14涉外文秘1班              46           1207          徐俊    

14商务日语1班              23           1206          廖丽玲    

14报关与国际货运1班        47           1208          符婷婷    

（二）各部门工作地点

1、各二级学院毕业手续办理地点在各班集中的教室。

2、学费在财务处办理，欠费的学生在财务处办理。费用缴清后，由学院教务处报省教育厅后，教育厅批准后才予以打印。（本次毕业典礼暂无毕业证，延缓半年时间）(毕业照拍摄时间段不办理手续)

3、本次毕业典礼，由学院安排专人在荔枝林处进行学士服发放。如有需要，请毕业生自行到荔枝林处进行租借，同时，须交100元押金，拍照完毕后，学士服请完整返还，押金退回。如有损失或遗失，按价赔偿。（建议以班级为单位进行租借）

（三）具体的时间安排

1、（8:30-09:30）各班在指定的教室集中召开班会。

主要工作：

A、组织学生填写毕业生情况登记表，收就业协议书或劳动合同复印件（还没签约的交公司的工作证明，已交的不用再办理）。 填写就业信息问卷调查。

B、发放《2017届（14级）毕业生办理离校手续单》。

C、发放餐劵并告知就餐地点。（西区）。

D、辅导员集中召开班会，讲解如何办理离校手续及如何文明离校等。

E、凡是费用未缴清的学生，本次毕业证暂不打印，费用缴清后，由学院教务处报省教育厅后，教育厅批准后才予以打印。（延缓半年时间）；凡是领取结业证的学生，毕业典礼结束后到4213办公室前集中，统一安排并告知接下来之后的注意事项，并组建微信群，方便之后进行清考通知、结业证换取毕业证等相关手续工作，做好结业生换证工作。

F、发放学生在校获得的奖状、证书等。在教室交回学生证。

G、团员办理团组织关系转出，在相应班会课室办理。

预备党员、正式党员到4203办公室找邵漫、尹文欣、何慕宜办理党组织关系转出手续。

  H、领取优秀毕业生、助学金等奖金的学生，请务必带上本人身份证和获奖证书到财务处（行政楼三楼）领取。

2、（09:30-10:00）在骏马广场舞台前举行毕业典礼

主要工作：

A、负责教师以班级为单位将全班学生整体列队带到骏马广场参加毕业典礼。

B、辅导员必须维持好会场秩序。

C、要求优秀毕业生单独列队。（7人到最前排整队）

3、（10:00-12:00）在教学楼照毕业相（此期间停止毕业手续办理）

工作要求：

A、各班必须以列队的方式提前整队按班级专业进行毕业照拍摄。（顺序14外贸与报关1班、2班，14涉外文秘1班、14商务日语1班、14报关与国际货运1班，因此，请14外贸与报关1班学生首先整好队）

B、负责教师、辅导员认真组织好自己所带班级，请班干部积极配合。

C、以班为单位整理好队伍，按编排顺序依次照相。

因为照相部门已经进行编排，为避免出现相片与班级名称不相符情况，请勿出现插队拍照情况。

D、毕业相照完后，学生自由照相时间。

4、（12：10-13:30）  毕业聚餐- 西区餐厅

工作要求：

A、要求学生一定要凭票进场，文明聚餐，避免跟饭堂工作人员发生争执。

B、按划定区域就餐，辅导员总体协调。

初步安排：共计  25 台，西区餐厅

学院领导、教师安排：01、02号台

      班级               人数            餐桌台号

14外贸与报关1班            55             03--08          

14外贸与报关2班            52             09--13         

14涉外文秘1班              46             14--18           

14商务日语1班              23             19--20            

14报关与国际货运1班        47             21--25            

5、13:30办理毕业手续

上午已办理完离校手续的学生回各自的教室休息，必须确认所有手续全部办理完毕后，才能给予发放毕业证、报到证。

14:00在各个班级发放成绩单、报到证、毕业纪念册、毕业证，并由负责人说明注意事项。（①告知学生切勿丢失报到证，否则无法进行档案投递。②告知学生保管好毕业证，如有遗失，毕业证不能再补办）

   6、14:30之后，领取完结业证的学生，全部到4203办公室前集中，统一安排并告知接下来之后的注意事项，并组建微信群，方便之后进行清考告知、结业证换取毕业证等相关手续工作，做好结业生换证工作。

7、15:30办理完所有毕业手续，毕业生离校。

三、人员安排（学生：20人，教师：14名+辅导员3名）

5个班级，每班4名学生志愿者

1、党组织关系转接3名学生（党小组安排：邵漫、何慕宜、尹文欣负责）

2、团组织关系转接5名学生（组织部安排：每班1名）

3、快餐领取负责人：林嘉亿  18706775593 30名学生志愿者快餐

教师工作安排：

时间安排：

08:30请务必到各自负责课室集中（建议负责教师带上多媒体设备）

11:00教学楼前集中照相，配合辅导员组织负责班级学生

12:00西区饭堂聚餐

14:30配合辅导员进行毕业证发放

工作内容：

1、维持现场秩序。

2、发放报到证，讲解报到证作用。

3、组织到班学生填写就业信息表。

四、毕业典礼议程

以学院安排为准

五、细节注意事项

1、毕业手续办理现场预防出现拥挤、吵闹现象。

2、对缓发或不符合毕业要求的学生做好解释工作。

3、注意工作人员的服务态度。

4、一般不可以代领毕业证。（如因工作原因无法到场，必须父母直系亲属代领）

5、预防突发事件的发生。

六、应急措施（第二方案）

1、如当天下雨，毕业典礼安排在图书馆多功能报告厅

班级安排如下：

多功能报告厅：5个班级

2、邀请与会嘉宾（按学院流程邀请）

3、流程：

 主持人：（图书馆多功能报告厅：刘良）

A、宣布毕业典礼开始，全体起立奏国歌

  B、介绍院领导、系领导、辅导员、教师

C、院长讲话（图书馆多功能报告厅：方玲玲院长）

  D、宣读优秀毕业生名单（外语外贸：尹姣副院长）

  E、为优秀毕业生颁奖

  F、主持人宣布毕业典礼结束

  4、应急方案准备：国歌、PPT、投影设备。

外语外贸学院

二0一六年六月

学院出席毕业典礼的领导及教师名单：

方玲玲  尹娇  杜艳红 吴祖建 涂文莉 朱和平 何冬兰 廖丽玲

徐俊 黄笑然 张欣 黄程雅淑 刘良 邱健 符婷婷 刘惠芳 栗艺

外语外贸学院志愿者安排（由外语外贸学院团总支学生会安排）

党组织关系转出志愿者：

邵漫、尹文欣、何慕宜